資源簡介

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07其他常用功能任務7.1 使用大綱視圖與創建目錄任務7.2 創建索引任務7.3 使用模板任務7.4 使用修訂與批注任務7.5 創建信封Word 2021 提供了很多功能，用于處理文檔和日常工作。用戶可以學習并掌握這些功能，從而更加靈活地應用 Word 2021。使用大綱視圖與創建目錄任務7.1學習目標1. 掌握大綱視圖的設置方法。2. 掌握創建主控文檔的方法。3. 掌握創建目錄的方法。任務描述大綱視圖是一種以縮進文檔標題的形式來代表標題在文檔結構中級別的頁面瀏覽方式。在大綱視圖中，Word 簡化了文本格式的設置，以方便用戶組織文檔結構，從而更好地編輯長文檔。在 Word 2021 中，大綱就是文檔中標題的分層結構，顯示標題并可以進行調整，以適應更深層次的標題分組。有了大綱，用戶可以方便、快捷地瀏覽整個文檔框架，快速找到自己感興趣的內容。本任務以創建圖所示的目錄為例，學習目錄的創建方法。目錄相關知識Word 2021 中提供了“大綱視圖”，用戶可以方便地在“大綱視圖”下瀏覽文檔的大綱。單擊“視圖”選項卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕，或者單擊文檔窗口中狀態欄右下角的“大綱視圖”按鈕，也可以按 Ctrl+Alt+O 快捷鍵進入大綱視圖。在大綱視圖下，用戶可以編輯、查看、修改文檔的大綱，從大綱中找出自己感興趣的部分，以便仔細閱讀。在“視圖”選項卡下“顯示”組中選中“導航窗格”復選框，會在文檔的左側根據文檔的標題生成文檔結構圖，如圖所示。文檔結構圖目錄由文章的標題和頁碼組成。有了目錄，用戶就能很容易了解文檔的結構，并快速定位需要查詢的內容。在 Word 2021 中創建目錄分為兩步，首先完成各級標題樣式的設置，其次再使用“引用”選項卡下“目錄”組中的“目錄”下拉菜單選項，創建目錄。創建目錄最簡單的方法是使用內置的標題樣式，也可以創建基于已應用的自定義樣式的目錄，或將目錄級別指定給各個文本項。創建目錄實踐操作1. 創建主控文檔創建主控文檔的具體操作步驟如下：（1）創建一篇新的 Word 文檔，單擊“視圖”選項卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕，將文檔以大綱視圖顯示，如圖所示。大綱視圖（2）在文檔的第一行輸入標題，并在“大綱顯示”選項卡下“大綱工具”組中打開“”下拉列表，在其中選擇“1 級”選項，如圖所示。（3）在第二行中輸入二級標題內容，將其設置為二級標題，完成后的效果如圖所示。用同樣的操作方法可以設置三級標題和四級標題。（4）選擇要設置子文檔的標題，單擊“主控文檔”組中的“創建”按鈕，創建子文檔，輸入子文檔的內容。單擊“保存”按鈕，即可保存主控文檔。設置一級標題設置二級標題2. 創建目錄創建目錄最簡單的方法是使用內置的標題樣式，用戶還可以創建基于已應用的自定義樣式的目錄。具體操作步驟如下：（1）將所有的標題級別設置完成后，將插入點定位到要插入目錄的位置，通常是在文檔的開始處。（2）單擊“引用”選項卡下“目錄”組中的“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇所需的目錄樣式，如圖所示。選擇目錄樣式（3）如果在下拉菜單中沒有所需的目錄樣式，則選擇下拉菜單中的“自定義目錄”選項，彈出“目錄”對話框，如圖所示。（4）在“目錄”對話框的“打印預覽”選項組中，如果選中“顯示頁碼”復選框，則將在標題后顯示頁碼；如果選中“頁碼右對齊”復選框，則頁碼將靠右排列，而不是緊跟在標題項的后面。“目錄”對話框創建索引任務7.2學習目標1. 理解索引的概念。2. 掌握創建索引的操作方法。任務描述索引是一種常見的文檔注釋，標記索引項本質上是插入了一個隱藏的代碼，以便作者查詢。創建索引與創建目錄的方法基本相似，單擊“引用”選項卡下“索引”組中的“標記條目”按鈕，打開“標記索引項”對話框，如圖所示。在其中輸入主索引項，必要時也可以輸入次索引項，單擊“標記”按鈕，即可將索引項插入文檔中。本任務將學習在文檔中創建索引。“標記索引項”對話框相關知識所謂索引就是在文檔中出現的單詞和短語的列表。索引用于列出一篇文章中討論的術語和主題，以及它們出現的頁碼。建立索引是為了方便用戶對文檔中的某些信息進行查找。在 Word 2021 中創建一個索引分為兩步。首先，在所選文檔中標記出用戶想要索引的所有條目，稱為“標記索引項”。標記索引項由文檔中的關鍵詞、短語或名字組成，可以通過提供文檔中主索引項的名稱和交叉引用來標記索引項。其次，根據文檔標記的條目來創建索引。實踐操作標記索引項的具體操作步驟如下：（1）使用原有文本作為索引項，選中該文本。（2）單擊“引用”選項卡下“索引”組中的“標記條目”按鈕，彈出“標記索引項”對話框。在該對話框中，文檔中選擇的文本會出現在“主索引項”文本框中，如圖所示，用戶也可以在該文本框中輸入或編輯文本。（3）設置完成后，單擊“標記”按鈕，Word 就會標記選中的索引項。在標記好所有索引項之后，可以選擇一種設計好的索引格式并生成最終的索引。標記索引項使用模板任務7.3學習目標1. 理解模板的定義與作用。2. 掌握模板的創建方法。任務描述“模板”是一種用來產生相同類型文檔的標準格式文件。當例行性的文檔需要重復產生，或同性質的文檔經常被創建時，可以將同類型的文檔制作成“模板”。簡單地說，當某種格式的文檔經常被重復使用時，最有效率的處理方法就是使用模板。模板包括特定的字體格式、段落樣式、頁面設置、快捷鍵指定方案等。在 Word 2021 中，任何文檔都是以模板為基礎的。模板決定文檔的基本結構和文檔設置，當用戶需要編輯多篇格式相同的文檔時，就可以使用模板來統一文檔的風格，這樣可以提高工作效率。本任務要學習模板的創建方法。相關知識新建空白文檔時，Word 會以 NORMAL（即標準模板）作為默認模板，NORMAL 是Word 用來保存共用項目的地方。所謂的“共用項目”是指無論文檔使用哪個模板都可以使用的項目，如工具按鈕、功能區命令、文檔部件等。Word 2021 的模板文件以 .dotx為擴展名。Word 2021 本身提供的模板文檔種類很多，在“新建”窗口中可以一一打開瀏覽，如圖所示。瀏覽已安裝的樣本模板實踐操作Word 2021 提供了創建模板的功能，用戶可以創建適合自己使用的模板。制作模板和創建文檔的方式相同，只是存檔時的擴展名為 .dotx。有多種方法可以制作新模板，用戶可視情況采用適合的方法。這里著重介紹將現有的文檔另存為模板的方法，具體操作步驟如下：（1）創建新文檔，設置好模板所需要的內容、格式等，如 1 級標題設置為宋體、小二，正文縮進 2 字符等。（2）單擊“文件”菜單，選擇“另存為”選項，打開“另存為”對話框。（3）在“保存類型”下拉列表中選擇“Word 模板”選項，如圖所示，設置保存路徑和文件名后，單擊“保存”按鈕，關閉對話框。另存為模板此時已經新建了一個模板，如果需要使用此模板來編輯文檔，可以單擊“文件”菜單，選擇“新建”選項，在彈出的窗口中單擊“個人”按鈕，如圖所示。選擇個人模板使用修訂與批注任務7.4學習目標1. 掌握修訂文檔的方法。2. 掌握添加批注的方法。任務描述使用修訂功能時，每位審閱者的每一次插入、刪除或格式更改操作都會被標記出來，當用戶查閱修訂時，可以選擇接受或拒絕每處的更改。圖所示就是一個修訂過的文檔。與修訂不同的是，批注不直接在文檔上修改，它是附加到文檔上的注釋，不會影響文章的格式，也不會被打印出來。本任務以某所職業技術學校的《關于舉辦計算機技能大賽的通知》文檔為例，學習使用修訂和批注。修訂過的文檔相關知識單擊“審閱”選項卡下“修訂”組右下側的啟動按鈕，打開“修訂選項”對話框。用戶可以根據需要設置修訂標記以及批注框的格式等，然后單擊“確定”按鈕關閉對話框。批注是文章的作者或審閱者在文檔中添加的注釋，Word 2021 的批注功能非常強大，對于多個用戶協作編輯和審閱的文檔，批注功能可以帶來很多方便。實踐操作1. 修訂文檔在編輯過程中標記修訂的操作方法如下：（1）打開需要修訂的文檔。（2）單擊“審閱”選項卡下“修訂”組中的“修訂”按鈕，此時“修訂”按鈕呈選中狀態，說明文檔已經處于修訂狀態下，如圖所示。“修訂”按鈕呈選中狀態（3）修訂文檔。圖所示就是文檔修訂后顯示的修訂標記。（4）修訂完成后，再次單擊“修訂”按鈕，可以結束修訂。修訂標記（5）如果接受當前修訂，在修訂文字上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“接受格式更改”選項，如圖所示。隨著修訂內容不同，快捷菜單中的接受修訂選項也會有所不同。（6）如果不接受修訂，可以在圖所示的快捷菜單中選擇“拒絕格式更改”選項。隨著修訂內容不同，快捷菜單中的拒絕修訂選項也會有所不同。用戶也可以單擊“審閱”選項卡下“更改”組中的“接受”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“接受所有修訂”選項，或單擊“拒絕”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“拒絕所有修訂”選項，一次接受或拒絕所有的修訂。確認修訂內容2. 添加批注添加批注的操作步驟如下：（1）選中文檔中需要修訂的文本，單擊“審閱”選項卡下“批注”組中的“新建批注”按鈕，在增加的紅色批注框中輸入批注文字，如圖所示。（2）逐一對文檔批注后，如果要刪除批注，則用鼠標右鍵單擊需要刪除的批注，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”選項。（3）如果要刪除所有批注，在“批注”組中單擊“刪除”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除文檔中的所有批注”選項即可。輸入批注文字創建信封任務7.5學習目標掌握利用 Word 2021 提供的信封工具創建信封的操作方法。任務描述在 Word 2021 功能區中，將“郵件”作為一個單獨的選項卡列出來，在這個選項卡中包含“中文信封”“信封”和“標簽”按鈕。本任務學習使用 Word 2021 提供的信封工具創建圖所示的信封。信封相關知識在實際工作中經常使用中文信封，通過系統提供的“中文信封”功能就可以創建出標準信封，并實現批量處理。實踐操作創建信封的具體操作步驟如下：（1）創建一個空白文檔，然后單擊“郵件”選項卡下“創建”組中的“中文信封”按鈕，打開圖所示的信封制作向導。（2）單擊“下一步”按鈕，然后打開“信封樣式”下拉列表，選擇所需要的信封樣式，如圖所示。信封制作向導選擇信封樣式（3）完成選擇后單擊“下一步”按鈕，選擇生成信封的方式和數量，如圖所示。（4）單擊“下一步”按鈕，根據提示填寫收件人和寄件人的姓名、稱謂、單位、地址、郵編等選項，最后生成圖所示的信封。選擇生成信封的方式和數量信封

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