資源簡(jiǎn)介

(共46張PPT)
25集成文檔的創(chuàng)建任務(wù)25.1 在文檔中鏈接Excel 數(shù)據(jù)任務(wù)25.2 將演示文稿轉(zhuǎn)成Word 文檔任務(wù)25.3 在Excel 中使用Access 數(shù)據(jù)任務(wù)25.4 在Word 中使用Excel 數(shù)據(jù)Office 2021 是一套非常優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化軟件。如果將 Word、Excel、PowerPoint和 Access 結(jié)合在一起，就能夠取長(zhǎng)補(bǔ)短，更出色地完成任務(wù)。在文檔中鏈接 Excel 數(shù)據(jù)任務(wù)25.1學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握在 Word 中鏈接 Excel 數(shù)據(jù)的操作方法。任務(wù)描述本任務(wù)學(xué)習(xí)在 Word 中鏈接 Excel 數(shù)據(jù)的操作方法。相關(guān)知識(shí)在文檔中鏈接 Excel 數(shù)據(jù)即是鏈接對(duì)象，其對(duì)象（Excel 數(shù)據(jù)）仍然存儲(chǔ)在源文件中，目標(biāo)文件中僅存儲(chǔ)對(duì)象的位置。要減少文件的大小，應(yīng)該盡量使用鏈接對(duì)象。實(shí)踐操作將 Excel 數(shù)據(jù)鏈接到 Word 中，可以按照下述步驟操作：（1）啟動(dòng) Excel 2021，打開含有目標(biāo)數(shù)據(jù)的工作簿，此處打開“成績(jī)表 .xlsx”。（2）選擇要鏈接的電子表格數(shù)據(jù)，并復(fù)制數(shù)據(jù)，如圖所示。復(fù)制 Excel 數(shù)據(jù)（3）啟動(dòng) Word 2021，在需要數(shù)據(jù)的地方設(shè)置插入點(diǎn)。（4）單擊“開始”選項(xiàng)卡下“剪貼板”組中的“粘貼”按鈕，從下拉菜單中選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng)，彈出“選擇性粘貼”對(duì)話框。“選擇性粘貼”對(duì)話框在 Word 中鏈接了 Excel 數(shù)據(jù)的效果將演示文稿轉(zhuǎn)成 Word 文檔任務(wù)25.2學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握將演示文稿轉(zhuǎn)成 Word 文檔的操作方法。任務(wù)描述本任務(wù)學(xué)習(xí)將演示文稿轉(zhuǎn)成 Word 文檔的操作方法。相關(guān)知識(shí)將演示文稿轉(zhuǎn)成 Word 文檔，可以將精心制作的幻燈片轉(zhuǎn)換成圖文并茂的文檔。實(shí)踐操作將演示文稿轉(zhuǎn)成 Word 文檔的操作步驟如下：（1）啟動(dòng) PowerPoint 2021，打開要轉(zhuǎn)換的演示文稿。此處打開 .pptx 格式文件。（2）單擊“文件”菜單，選擇“導(dǎo)出”|“創(chuàng)建講義”|“創(chuàng)建講義”選項(xiàng)，如圖所示，彈出“發(fā)送到 Microsoft Word”對(duì)話框，如圖所示。選擇“使用 Microsoft Word創(chuàng)建講義”選項(xiàng)“發(fā)送到 Microsoft Word”對(duì)話框（3）在“Microsoft Word 使用的版式”選項(xiàng)組中選擇一種版式，共有“備注在幻燈片旁”“空行在幻燈片旁”“備注在幻燈片下”“空行在幻燈片下”及“只使用大綱”5 種版式。（4）選擇“粘貼”，再單擊“確定”按鈕，此時(shí)，Word 自動(dòng)打開并創(chuàng)建一份新文檔，其中包含演示文稿的內(nèi)容，如圖所示。演示文稿的 Word 文檔在 Excel 中使用 Access 數(shù)據(jù)任務(wù)25.3學(xué)習(xí)目標(biāo)1. 掌握將 Access 數(shù)據(jù)復(fù)制到 Excel 中的操作方法。2. 掌握將 Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 中的方法。3. 掌握在 Excel 中鏈接 Access 數(shù)據(jù)的方法。任務(wù)描述本任務(wù)學(xué)習(xí)在 Excel 中使用 Access 數(shù)據(jù)的方法。相關(guān)知識(shí)在 Excel 中使用 Access 數(shù)據(jù)主要有以下 3 種方法：（1）將 Access 數(shù)據(jù)復(fù)制到 Excel 中。（2）將 Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 中。（3）在 Excel 中鏈接 Access 數(shù)據(jù)。通過使用 Access 中的導(dǎo)出向?qū)В梢詫⒁粋€(gè) Access 數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象或視圖中選擇的記錄導(dǎo)出到 Excel 工作表中。在執(zhí)行導(dǎo)出操作時(shí)，可以保存詳細(xì)信息以備將來(lái)使用，甚至還可以制訂計(jì)劃，讓導(dǎo)出操作按指定的時(shí)間間隔自動(dòng)運(yùn)行。實(shí)踐操作1. 將 Access 數(shù)據(jù)復(fù)制到 Excel 中用戶可以從 Access 的數(shù)據(jù)表視圖中復(fù)制數(shù)據(jù)，然后將數(shù)據(jù)粘貼到 Excel 工作表中。（1）啟動(dòng) Access 2021，打開包含要復(fù)制的記錄的表、查詢或窗體。（2）在“開始”選項(xiàng)卡下的“視圖”組中單擊“視圖”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)表視圖”選項(xiàng)，在數(shù)據(jù)表中選擇要復(fù)制的記錄，如圖所示。（3）在“開始”選項(xiàng)卡下的“剪貼板”組中單擊“復(fù)制”按鈕。（4）啟動(dòng) Excel 2021，打開要在其中粘貼數(shù)據(jù)的工作表，單擊要顯示第一個(gè)字段名稱的工作表區(qū)域的左上角。在 Access 中選擇要復(fù)制的記錄（5）在“開始”選項(xiàng)卡下的“剪貼板”組中單擊“粘貼”按鈕，粘貼后的效果如圖所示。將數(shù)據(jù)復(fù)制到 Excel 中2. 將 Access 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 中（1）在 Access 中選擇“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“導(dǎo)出”組中的“Excel”按鈕，如圖所示，打開“導(dǎo)出 -Excel 電子表格”對(duì)話框。在 Access 中單擊“Excel”按鈕（2）在“導(dǎo)出 -Excel 電子表格”對(duì)話框中設(shè)置文件名和文件格式，如圖所示，單擊“確定”按鈕，即可將 Access 中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 中。設(shè)置文件名和文件格式3. 在 Excel 中鏈接 Access 數(shù)據(jù)若要將可更新的 Access 數(shù)據(jù)裝入 Excel 中，可以創(chuàng)建一個(gè)到 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接，這個(gè)鏈接通常存儲(chǔ)在 Office 數(shù)據(jù)鏈接文件中，檢索表或查詢中的所有數(shù)據(jù)。鏈接Access 數(shù)據(jù)的主要優(yōu)點(diǎn)是：可以在 Excel 中定期分析這些數(shù)據(jù)，而不需要從 Access 中反復(fù)復(fù)制或?qū)С鰯?shù)據(jù)。在 Excel 中鏈接 Access 數(shù)據(jù)后，當(dāng)原始 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)使用新數(shù)據(jù)更新時(shí)，還可以自動(dòng)更新包含該數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的 Excel 工作簿。具體操作如下：（1）啟動(dòng) Excel 2021。（2）單擊要存放 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的單元格。（3）在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“獲取和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)”組中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)”|“從 Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，如圖所示。選擇“從 Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)（4）在彈出的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框中雙擊要鏈接的 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)文件，如圖所示。雙擊要鏈接的 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)文件（5）打開“導(dǎo)航器”對(duì)話框，選擇要導(dǎo)入的表，然后單擊“加載”按鈕右邊的倒三角按鈕，選擇“加載到 …”選項(xiàng)，如圖所示。選擇要導(dǎo)入的表（6）在彈出的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框中設(shè)置導(dǎo)入數(shù)據(jù)選項(xiàng)，如圖所示。（7）單擊“確定”按鈕，Excel 將外部數(shù)據(jù)區(qū)域放在指定的位置。導(dǎo)入數(shù)據(jù)后的工作表效果如圖所示。設(shè)置導(dǎo)入數(shù)據(jù)選項(xiàng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)后的工作表效果在 Word 中使用 Excel 數(shù)據(jù)任務(wù)25.4學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握在 Word 中使用 Excel 數(shù)據(jù)的操作方法。任務(wù)描述通過使用 Excel 數(shù)據(jù)進(jìn)行 Word 郵件合并，實(shí)現(xiàn)成績(jī)報(bào)告單的“批處理”，完成學(xué)生成績(jī)單的填寫和信封的批量制作。相關(guān)知識(shí)郵件合并是指在 Office 中先建立兩個(gè)文檔——一個(gè)包括所有文件共有內(nèi)容的 Word主文檔（如未填寫的信封等）和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源 Excel（填寫的收件人、發(fā)件人、郵編等），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，最后將合成后的文件保存為 Word 文檔。實(shí)踐操作1. 批量填寫成績(jī)單（1）啟動(dòng) Word 2021，打開“期末成績(jī)通知單 .docx”，如圖所示。期末成績(jī)通知單（2）在“郵件”選項(xiàng)卡下的“開始郵件合并”組中單擊“開始郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“信函”選項(xiàng)，如圖所示。選擇“信函”選項(xiàng)（3）在“郵件”選項(xiàng)卡下的“開始郵件合并”組中單擊“選擇收件人”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，如圖所示。選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)（4）在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)源“期末成績(jī) .xlsx”，如圖所示。單擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框，從中選擇“期末成績(jī)”工作表，如圖所示。選取數(shù)據(jù)源選擇工作表（5）單擊“確定”按鈕后，將光標(biāo)定位于“期末成績(jī)通知單”中“學(xué)號(hào)”單元格右側(cè)的空白單元格處，單擊“郵件”選項(xiàng)卡下“編寫和插入域”組中的“插入合并域”按鈕，如圖所示，然后單擊下拉菜單中的“學(xué)號(hào)”插入學(xué)號(hào)項(xiàng)，用此方法依次插入其他項(xiàng)，如圖所示。單擊“插入合并域”按鈕插入“學(xué)員”項(xiàng)插入全部合并域（6）在“郵件”選項(xiàng)卡下的“預(yù)覽結(jié)果”組中單擊“預(yù)覽結(jié)果”按鈕進(jìn)行預(yù)覽，如圖所示。預(yù)覽結(jié)果（7）在“郵件”選項(xiàng)卡下的“完成”組中單擊“完成并合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，如圖所示。在彈出的“合并到新文檔”對(duì)話框中設(shè)置合并的范圍，如圖所示。單擊“確定”按鈕，自動(dòng)生成“信函 1”的新文檔，完成成績(jī)單的批量填寫，如圖所示。選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)“合并到新文檔”對(duì)話框自動(dòng)生成“信函 1”的新文檔2. 批量制作信封（1）啟動(dòng) Word 2021，進(jìn)入主界面后新建一個(gè)空白文檔。在“郵件”選項(xiàng)卡下的“開始郵件合并”組中單擊“開始郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“郵件合并分步向?qū)А边x項(xiàng)，如圖所示。選擇“郵件合并分步向?qū)А边x項(xiàng)（2）啟動(dòng)“郵件合并”分步向?qū)Ш螅凇斑x擇文檔類型”中選擇“信封”，如圖所示。選擇“信封”（3）單擊“下一步：開始文檔”，設(shè)定信封的類型和尺寸。選擇“選擇開始文檔”區(qū)的“更改文檔版式”，單擊“更改文檔版式”區(qū)的“信封選項(xiàng)”鏈接，打開“信封選項(xiàng)”對(duì)話框，進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，如圖所示。單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“信封選項(xiàng)”對(duì)話框。設(shè)定信封的類型和尺寸（4）單擊“下一步：選擇收件人”，選擇收件人。選中“選擇收件人”區(qū)的“使用現(xiàn)有列表”單選框，單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中選擇數(shù)據(jù)源文件“期末成績(jī)單寄送信封 .xlsx”，如圖所示。單擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框，從中選擇“期末成績(jī)單寄送信封”工作表，如圖所示。單擊“確定”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對(duì)話框，根據(jù)實(shí)際需要選擇收件人，單擊“確定”按鈕，如圖所示。選取數(shù)據(jù)源選擇工作表選取收件人（5）單擊“下一步：選取信封”，把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔。將插入點(diǎn)定位于信封左上角郵編的位置，單擊“其他項(xiàng)目”鏈接，打開“插入合并域”對(duì)話框，選擇“郵政編碼”，再單擊“插入”按鈕，如圖所示。用同樣的方法把“家庭住址”和“家長(zhǎng)姓名”分別插入位于信封正中的文本框中，在右下方的文本框中輸入寄件人的相關(guān)信息，如圖所示。插入“郵政編碼”插入其他合并域（6）單擊“下一步：預(yù)覽信封”，瀏覽信封效果。調(diào)整字體和位置，對(duì)信封進(jìn)行排版，使其更加美觀，如圖所示。預(yù)覽信封（7）單擊“下一步：完成合并”。單擊“編輯單個(gè)信封”鏈接，打開“合并到新文檔”對(duì)話框，保持默認(rèn)選擇“全部”，如圖所示。單擊“確定”按鈕，自動(dòng)生成“信封 1”新文檔，完成信封的批量制作，如圖所示。合并生成信封自動(dòng)生成“信封 1”新文檔

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