資源簡介 (共104張PPT)學透 excel 2000/XP主講人:魯兆堃目 錄輸入數據要先行單元格與公式編輯數據格式設置創建中意的excel文檔excel表格如此打印表格變圖表數據透視圖數據庫應用數學與三角函數應用函數應用集合輸入數據要先行學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、excel界面簡介工具欄名稱框全選按鈕工作表狀態條工作表標簽編輯欄任務窗格單擊名稱框可以給一個或一組選定的單元格命名,此后只要打開下拉列表就可以定位到已命名的單元格。工作表是放置數據、圖表、和計算結果等內容的,其中D5表示列標為D、行標為5 的單元格,單擊列標(或行標)就可以選中整列(或整行)。鼠標單擊標簽可以更改工作表的名稱。小提示二、文本和數字輸入技巧直接輸入 單擊選中單元格就可以輸入數據。系統默認回車向下,Shift+回車向上;Tab鍵向右,Shift+Tab鍵向左。小提示如果你輸入單元格的文本或數字長度超過列寬,按住Alt鍵回車可以使單元格內的數據換 行。另外還有一種讓excel表格自動換行的方法:先選中單元格,然后選擇菜單“格式/單元格”,選擇“對齊”標簽,在對話框中勾選自動換行的復選框,確認后,文字就自動換行了。2.批量輸入如果多個單元格需要輸入同一數據或公式,采用直接輸入的方法效率不高,此時可以采用批量輸入的方法:首先選中需要輸入數據或公式的所有單元格(如果單元格不相鄰,可以按住Ctrl鍵逐個選中)。然后單擊excel編輯欄,在其中輸入數據或公式。完成后按住Ctrl鍵回車,公式或數據就會被填充到所有選中的單元格。3.選擇列表輸入如果單元格需要輸入的文本(或文本與數字混合)在其上方輸入過(兩者之間不能有空白單元格),可以采用以下的方法簡化輸入:選中單元格后按ALT+↓鍵(也可用鼠標右鍵單擊需要輸入數據的單元格,選擇快捷菜單中的“選擇列表”命令)打開內容列表。用上下方向鍵選中列表中需要的內容回車,或直接用鼠標單擊需要的內容,數據就會被入單元格。4.記憶輸入與選擇列表輸入相似,如果單元格上方已經輸入過某個數據,只要你再次輸入它的頭幾個字符(其中必須含有文本),excel2000/XP就會自動顯示剩余部分,回車表示接受,否則可繼續輸入,excel提供的記憶內容就會被修改。如果你的excel沒有這一功能,可以打開“選項”對話框中的“編輯”選項卡,將“記憶式鍵入”項選中即可。5.小數點或零自動輸入excel具有自動輸入固定位數的小數點或固定個數的零的功能。具體設置方法如下:單擊“工具”菜單中的“選項”命令,打開“編輯”選項卡,選中“自動設置小數點”復選項。如果需要自動填充小數點,應在“位數”框中輸入(或選擇)小數點右面的位數。如果需要在輸入的數字后面自動填充零,則應在“位數”框中輸入減號和零的個數(如“-4”)。若采用前一種設置,則輸入568后顯示5.68。若彩用后一種設置,則輸入568后顯示5680000。6.選擇粘貼輸入此法可以將公式的計算結果或Word表格文本等輸入至一個或多個區域,具體操作方法是:先將需要輸入的對象復制到剪貼板,然后選中需要填充該對象的所有單元格。在選中的區域內單擊鼠標右鍵,選擇快捷菜單中的“選擇性粘貼”對話框,根據需要選擇“粘貼”下的某個項目(粘貼Word表格文本時應選“文本”),單擊“確定”按鈕完成輸入。7.快速移動輸入如果你要將某一區域的數據移動到工作表的其他位置,可以按以下方法操作:選中待移動數據的單元區域,再將鼠標移動到數據區域的邊界(即黑色邊框處)。按住鼠標左鍵拖動數據區域向目標位置移動,其間excel會提示數據將被填充的區域,到達指定位置松開鼠標即可,如果你要將一個工作表中的數據移動到另一個工作表,可以按下Alt鍵,只要將數據移到后者的標簽處,excel就會自動打開該工作表供你操作。8.快速復制輸入如果你要將某一區域的數據復制到工作表的其他位置,可以按以下方法操作:選中提供數據的單元區域,再將鼠標移動到數據區域的邊界(即黑色邊框處)。按下Ctrl鍵(此時光標上有一個小加號)拖動向其目標位置移動,其間excel也會提示數據將被填充的區域,到達指定位置松開鼠標即可。兩個工作表之間的復制同上。9.行(列)重復數據輸入如果你要要某行(或列)內重復輸入數據,可以按以下方法操作:在第一個單元格內輸入數據并將其選中,然后將鼠標移至所選區域右下角的填充柄(小黑點)處,當光標變為小黑十字時按下鼠標左鍵拖過所有需要輸入的單元格(如果被選中的是數字或日期等數據最好按住Ctrl鍵拖動鼠標,這樣可以防止以序列方式填充單元格)即可。10.單元格周圍數據輸入如果你要輸入的數據與周圍單元格(或區域)中的相同,可使用以下方法輸入:按住Ctrl+D鍵,可以將上方的數據填入當前單元格,按住Ctrl+R鍵,將左側的數據填入當前單元格;單擊“編輯/填充”子菜單中的“向上填充”命令,可將下方的數據填入當前單元格;單擊“編輯/填充”子菜單的“向左填充”命令,可將右側的數據填入當前單元格。如果要填充的是一個區域,可先將含有數據的區域選中,再按上述方法操作。11.簡單序列輸入數字(如2、4、6、8)和日期(如2002-11-1、2002-11-2)等簡單序列可以利用以下方法輸入:在起始單元格內輸入序列的初值,然后在下方或右側的單元格中輸入序列的第二個值,這兩個值的差就是序列的步長。然后選中已輸入的兩個單元格,將鼠標移至選區域右下角的填充柄(小黑點)處,當光標變為小黑十字時按下鼠標左鍵沿表格的行或列拖動。若要使序列升序排列,應由上而下或由左而右拖動。反之,則應由下而上或由右至左拖動。12.自定義序列輸入如果你要輸入的序列比較特殊,可以事先加以定義,然后像簡單序列那樣輸入了。自定義序列的方法是:單擊“工具”菜單中的“選項”命令,打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡。在“輸入序列”框中輸入自定義序列的全部內容,每輸入一條就要按一下回車鍵,完成后單擊“添加”按鈕。整個序列輸入完畢后,單擊對話框中的“確定”按鈕。此后你只要輸入自定義序列的前兩三項,就可以按前面介紹的方法將其填入單元格。如果excel工作表中有你需要的序列,就可是以將其選中,打開“自定義序列”選項卡,然后單擊“導入”按鈕,這個序列就會進入自定義序列供你使用了。13.其他序列輸入假若你要輸入“2002-11-18~2002-11-29”這樣的等差序列,可以按照以下方法操作:首先輸入該序列的初值2002-11-18,然后將該單元格選中,再按excel“編輯/填/序列”命令,打開“序列”對話框,根據需要選中“序列產生在”下的“行”或“列”以及“類型”下的“日期”,在“步長值”后輸入“1”,“終止值”后輸入“2002-11-29”,“確定”以后,就會自動產生這樣的序列。14.工作表重復輸入如果你想一次在多張工作表中輸入相同數據,省略多次復制、粘貼的繁瑣操作,可以采用以下方法:首先選中需要填充相同數據的工作表。若要選中多張相鄰的工作表,可先單擊第一張工作表的標簽,按住Shift鍵單擊最后一張工作表的標簽;若要選中多張不相鄰的工作表,可先單擊第一張工作表標簽,按住Ctrl單擊要選中的其他工作表的標簽。然后在已選中的任意一張工作表內輸入數據,則所有被選中的工作表的相同單元格均被“克隆”。如果選中工作表以后又想取消上述功能,可用鼠標右鍵單擊任意一張工作表的標簽,選擇快捷菜單中的“取消成組工作表”命令即可。如果需要將某工作表中已有數據快速填充到其他工作表,可采用以下方法:按下Ctrl鍵選中含有數據的工作表和待填充數據的工作表,再選中含有數據的單元格區域,最后單擊“編輯/填充”子菜單下的“至同組工作表”命令,在對話框中選擇要填充的內容(“全部”、“內容”或“格式”)后“確定”。15.記錄單輸入如果excel工作表中的列項目超過了屏慕寬度,輸入數據就要上下左右滾動表格。使用“記錄單”可以避免此類不便,具體做法是:選中工作表的列標題,再單擊“數據”菜單下的“記錄單”命令,就可以打開一個以工作表標簽命名的“記錄單”,你就可以在其中輸入數據了,輸完一行以后按Tab鍵跳行到下行。待一個“記錄單”的數據輸入完畢回車,就會顯示新的空白記錄單讓你繼續輸入。16.右鍵拖動輸入在復制數據或格式等場合,使用鼠標右鍵快捷菜單具有方便靈活的特點,其操作方法是:選中需要復制數據的單元格區域,將鼠標移到數據區域邊界后按下鼠標右鍵。拖動數據區域向目標位置移動,其間excel會提示數據被填充到區域,到達指定位置后松開鼠標,根據需要選擇快捷菜單中的合適命令即可。THE END單元格與公式編輯學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、單元格的編輯用excel處理數據,除了文本和數字輸入以外,單元格與公式編輯也是基本功。1.直接輸入輸入數據時“丟三拉四”在所難免,假若你要在輸入過的單元格中插入數據,可以采取以下兩種方法:將單元格選中后按F2鍵,光標就會出現在原數據的尾部,直接輸入新的數據后回車即可。如果你要想在單元格的任意位置插入數據,可以將單元格選中,然后將鼠標移動到編輯欄,用“I”型光標單擊需要插入數據的位置,即可輸入新數據。小提示插入數據后回車,光標向默認方向移動(在“選項/編輯”選項卡中設定),按方向鍵即可使光標上下左右移動。2.文本換行在excel表格中輸入文字時,如果文字較多,當然希望能像在Word中一樣會自動換行。不過在默認的情況下,excel是不會自動換行的,實現這種效果的方法是:選中數據所在的單元格,單擊“格式”菜單下的“單元格”命令,打開“單元格/對齊”選項卡,將文本控制下的“自動換行”項選中。此后,只要輸入的內容超過了單元格的寬度,文本就會自動換行。2.文本換行在excel表格中輸入文字時,如果文字較多,當然希望能像在Word中一樣會自動換行。不過在默認的情況下,excel是不會自動換行的,實現這種效果的方法是:選中數據所在的單元格,單擊“格式”菜單下的“單元格”命令,打開“單元格/對齊”選項卡,將文本控制下的“自動換行”項選中。此后,只要輸入的內容超過了單元格的寬度,文本就會自動換行。小提示輸入過程中按住Ait鍵,excel會在光標處強制換行。3.及時“返悔”假若數據輸入時發現了錯誤,只要沒有回車(光標跳到其他單元格),就可以按“Esc”鍵撤消剛才的輸入。如果已經敲了回車,辦能按Ctrl+Z鍵(或單擊“撤消”按鈕)撤消輸入。小技巧:增加excel的撤消次數打開注冊表編輯,找到HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/X.0/excelOptions(X.0根據版本而定),查看右邊面板中是否有UndoHistory鍵,如果沒有可以新建一個雙字節值,然后將數值修改成自己想要的數值,接下來excel就可以擁有更多的還原次數了。4.豎排數據知道嗎?excel單元格內的數據也可以豎排,你只須選中它所在的單元格,然后打開“單元格格式/對齊”選項卡,將“方向”下的“文本”選中并確定即可。小提示單擊如圖“度”左邊的小按鈕,或用鼠標單擊“文本——”框內的“刻度”(或用鼠標拖動文本指針),就可以改變數據在單元格內的排列方向了。6.輸入文本數字不知你注意過沒有,單元格中的數字一律靠右存放(包括“電話號碼”這樣的文本),說明excel 2000/XP將它作為數值處理。如果你想將數字作為文本處理,除了將單元設置為“文本”以外,還有一種簡單的方法:只要在數字前加一個“‘”(單引號),數字即會在單元格中靠左存放(表示這是文本而非數字)。5.輸入分數excel2000/XP不能直接輸入分數,例如要在單元格內顯示“1/10”,必須將單元格格式設置為“分數”,否則將“1/10”顯示為1月10日。如果你輸入的最大分母不超過99,輸入分數時選輸入一個“0”和一個空格(位于0與分數之間),即可將分數按原樣顯示(處理時按小數)。二、公式編輯公式是excel處理數據的重要工具,我們經常使用的輸入方法有以下兩種 。1.插入函數對話框“插入函數”對話框是excel 2000/XP輸入公式的重要工具。以公式“=if(isnumber(A1:B1),SUM(A1:B1).″ ″)”為例,excel 輸入該公式的步驟是:第一步:選中存放計算結果的單元格,例如“E2”。第二步:由于上述公式以函數開始,只要單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕,則表示公式開始的“=”出現在單元格和編輯欄,同時“插入函數”對話框自動打開。小知識公式是處理工作表數據的等式。它以等號(=)開始,包括函數、引用(包括分隔符)、運算符和常量等對象的部分或全部。函數是excel 內置的公式,它使用名為參數的對象按特定順序或結構執行計算。參數則是數字、文本、邏輯值(如TRUE或FALSE)、數組、錯誤值(如#N/A)以及單無格引用(如a1:c8)等的集合。它是excel 函數的執行對象。第三步:滾動“選擇函數”列表,從中選擇“IF”。如果你需要的函數不在里面,可以在“搜索函數”框內輸入你的要求,如“求和”、“邏輯判斷”等,單擊“轉到”使符合要求的函數顯示在對話框中。如果你知道函數所屬的類別,也可以打開“或選擇類別”下拉列表尋找。小提示選中“選擇函數”列表中的某個函數,它的語法和用途就會顯示在對話框下面,這種設計有助于初學者選擇和運用函數,這是“插入函數”的一個重要作用。第四步:單擊“插入函數”對話框列表中的“確定”按鈕,“函數參數”對話框打開,你就可以在參數框中輸入參數了。上述公式中的isnumber(A1:B1) 是IF函數的Logical_test參數,Sum(A1:B1)是IF函數的Value_if_true參數,而““ ””(被英文雙引號引起來的空格)是IF函數的Value_if_false參數。上述函數名稱、引號和空格必須用鍵盤輸入,而單元格引用和分隔符可以用鼠標拖動的方法輸入。小提示如果“函數參數”對話框影響觀察,可以單擊參數框右端的按鈕將其折疊。第五步:所有參數輸入完畢后“確定”,IF函數的括號會自動加入公式,計算結果同時出現在公式所在的單元格。小提示“函數參數”對話框是了解函數功能的好工具。你只要將光標放入對話框的參數框,就可以看到有關參數的描述,得知函數的格式、功能和計算結果等信息。2.編輯欄輸入如果你要套用某個現成的公式,或者輸入一些嵌套關系復雜的公式,得用編輯欄輸入更加快捷,excel高手更喜歡這樣做。第一步:選中存放計算結果的單元格。第二步:鼠標右擊excel 編輯欄,按照公式的組成順序輸入。為了克服編輯欄輸入公式不能看到函數格式和參數提示的問題,excel XP增加了函數提示功能。以上面的示例公式為例,當你輸入“=IF(”后,公式下方會顯示黃色的函數及參數提示條,顯示函數和參數的語法信息。單擊其中的函數名可以打開幫助獲得更多信息。第三步:公式輸入完畢后,單擊編輯欄中的“輸入”(即“√”)(或回車)執行計算。3.公式與結果切換存入單元格的公式執行后顯示的是計算結果,按CTRL+`鍵(位于鍵盤左上角與“~”為同一鍵)可以顯示公式內容與結果之間切換。4.單元格引用公式或函數引用單元格(區域)的目的是確定計算范圍,手工輸入引用分隔符(逗號)容易出錯。此時,可以采用下面這種方法引用:假若你要輸入公式“=SUM(C2:C9,D6:D12,B15:C16)”可以打開如圖所示的對話框,讓光標停在“Number”參數框,然后用鼠標拖過你要引用的單元格。如果這些單元格不連續,可以按住CTRL鍵操作。如果公式是手工輸入的,可以用鼠標在函數名(如SUM)后的括號里單擊,然后用相同的方法拖過你要引用的單元格。被引用的單元格和分隔符也會出現在公式里。小提示excel XP的“插入函數”對話框在在excel 2000中稱為“粘貼函數”,它倆的外觀等也有差別,但使用方法和主要功能基本相同。此外,excel 2000編輯欄沒有“插入函數”按鈕,卻有一個“編輯公式‘=’”按鈕,單擊該按鈕可以在編輯欄中輸入等號,“名稱欄”所在位置顯示函數框(列出最近使用過的函數)。三、復制公式復制是將公式應用于其他單元格的操作,復制公式也有不少“道道”:1.拖動復制它是最常見的一種公式復制方法:你只要選中存放公式的單元格,移動空心十字光標至拖動柄處,待小實心十字光標出現后,按住鼠標左鍵沿列(對行進行計算)或行(對列進行計算)拖動,到達數據結尾處同時完成公式復制和計算。你也可以選中存放公式的單元格,移動空心十字光標至單元格的邊框處。待光標變成指針形狀時按下CTRL鍵,待指針旁的小加號出現后,再按住鼠標左鍵沿列或行拖動,到達數據結尾完成公式復制和計算。小提示在多個不相鄰單元格中使用同一公式可使用以下方法:在按住CTRL鍵逐個選中單元格,單擊excel編輯欄,按常規方法在其中輸入公式或數據。輸入完成后按住CTRL鍵回車,公式就會被復制到所有選中的單元格。2.選擇性粘貼excel中的“選擇性粘貼”內容更加豐富,它是復制公式的有力工具:你只要選中存放公式的單元格,單擊excel工具欄中的“復制”按鈕。再選中需要使用該公式的所有單元格,單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。選擇“粘貼”下的“公式”項“確定”,剪貼板中的公式即粘貼到選中單元格。數據格式設置學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、常規格式設置小提示你不能將其他數據(日期、金額)設置成上面的式樣,因為excel 將它們作為一個整體處理。如果需要將阿拉伯數字作為文本(如身份證號碼)輸入,只須事先輸入一個“ ′”即可,也可以按照下面介紹的方法選中“分類”下的“文本”,再單擊確定。1.文本文本是excel工作表的基本數據類型,設置它的格式可以不以單元格為單位進行。選中某一個或幾個文字,可以像在Word中那樣單獨設置它的字體、字號等格式:選中需要設置格式的文本,單擊“格式/單元格”菜單,輕松設置即可。小知識excel自動將含有漢字或英語字母等字符的數據視為文本,全部由阿拉伯數字組成的數據自動視為數值。為了更好地識別它們,輸入的文本自動左對齊,而數值自動右對齊。2.數值全部由阿拉伯數字組成的數據在excel中稱為數值,它是excel處理的主要對象。在默認的情況下,輸入excel單元格的數字使用常規格式,它不包含任何特定數字格式。如果你要為數值設置更復雜的格式,應選中要設置格式的單元格(或區域),再打開“單元格格式/數字”選項卡,首先選中“分類”下的“數值”,就可以看到“示例”下顯示的數值格式。如果你單擊“小數位數”選擇框右邊的按鈕(或在框中輸入一個整數),或選中“使用千位分隔符”,就可以在示例下看到它們的實際變化。若選中單元格中的數值是負數,可以從列表框中選擇一種負數格式。作為數值的特例,excel在“分類”下提供了“貨幣”格式,其設置選項與“數值”非常相似,只是在使用“千位分隔符”選項的位置上換上了“貨幣符號”下拉列表,你可以從中選擇世界各國貨幣的符號(也可以選擇無)。為了滿足某些特殊場合的需要,excel專門提供了將數值設置為“郵政編碼”(其本質是文本),以及把數值顯示為中文大小寫數字的功能,選中“分類”下的“特殊”即可進行設置。 小提示excel的小數點、千分位分隔符和負數格式等,可以在“控制面板”中打開“區域設置”修改。3.日期和時間輸入日期和時間必須使用特定的分隔符。打開Windows“控制面板”中的“區域設置”,可以在日期和時間選項卡中看到它們分別是“-”(減號)和“:”(冒號),他們分隔的數值自動解釋為日期或時間。假若你在單元格輸入了“2002-11-18”,通過格式設置將其顯示為“2002年11月18日”,具體方法是:選中日期數據所在的單元格,再選中“分類”下的“日期”,就可以在“類型”列表框中選擇需要的日期格式了。按照同樣的方法,你可以將“10:50”的格式設置為“上午10時55分00秒”等。二、自定義數據格式1.自定義方法選中要自定義格式的單元格區域,打開“單元格格式/分類/自定義”,即可在其列表框中選擇現有的數據格式,或者在“類型”框中輸入你定義的一個格式(原有的自定義格式不會丟失)。在后一種情況下,只要自行定義的數據格式被使用,它就會自動進入列表框像內置格式那樣調用了。2.格式表達式excel的自定義格式很像一種數學公式,它提供了四種基本的格式代碼。這些格式代碼(稱為“節”)是以分號來分隔的,它們定義了格式的正數、負數、零和文本。正數的格式代碼為:#,##0.00負數的格式代碼為:[Red]-#,##0.00零的格式代碼為:0.00“,”表示千分位分隔符;[Red]定義負數的顏色;“-”表示負數;小數點后零的個數表示小數倍數。上述格式可單獨使用,也可聯合起來使用。文本格式代碼為:“TEXT“@ 或 @”TEXT”。其中TEXT為文本串,@ 的位置決定TEXT在前面還是后面顯示。3.應用實例假若計算糧食產量要帶上單位“千克”,可自定義格式為:###0.00”千克”它的意義是數字部分不帶千分位分隔符,保留兩位小數并顯示單位千克。如果你要在輸入的姓名后面加上“老師”二字,只須將單元格設置為:@”老師” 或 ;;;@”老師”此后在單元格內輸入姓名,excel自動在它們后面加上“老師”字樣。創建中意的excel文檔學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、表格標題的創建表格標題一般放在Excel工作表首行,它的建立步驟是:在選中的單元格(一般是A1)內輸入文字(如“高一〈8〉班學生上機安排表”),然后根據文字長度選中包括標題的單元格(圖中為12個,從A到L)。單擊Excel“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕,就可以看到選中的所有單元格合并為一個了。小提示合并后的單元格被賦予合并域式上角的“列標”和“行標”,例如A1至A9合并后的單元格仍為A1。除了合并區域左上角單元格中的數據外,其他單元格中(如A2至A9)的數據會全部丟失。二、表格說明的創建表格說明是位于標題和表格之間的一兩行文字(有些表格沒有),一般放在第2、3行左起和右起第一、二個單元格,如圖中的“ 填報單位”和“填報人”。由于說明文字長度一般會超過單元格寬度,此時應該根據需要合并若干相鄰的單元格,以便輸入單位名稱和人員之類的文字,其操作與標題基本相同。三、列標題的創建列標題是表格中描述數據意義的文字,例如圖中的“項目學校”、“學校現狀”等等,它與表格中的數據列一一對應,其作用相當于數據庫的字段名。列標題設計必須從表格布局和文字量通盤考慮,如圖中的“L3”單元格(“備注”),就是由“L3”和“L4”兩個單元格上下合并而成。只有這樣,“項目建設計劃”下面的分項才能單獨占用單元格。而“項目建設計劃”所在單元格(E3)就要由E3、F3、G3、H3等五個單元格水平合成。小提示Excel默認的是:輸入結束后,回車,光標向下移動。如果你要修改移動方向,可以打開“選項”、“編輯”選項卡,選中“按Enter鍵后移動方向”,在下拉列表中選擇“向右”、“向左”等移動方向。四、數據的輸入在表中的每個列標題下面輸入數據,然后根據需要設置數據格式。五、表格格式1.列寬與行高采用自動或手動兩種方法:若要做到單元格寬度自動適應數據長度,可以選中要調整寬度的所有數據列(按下Ctrl鍵),然后將鼠標放到列標號右邊的縫隙外,當雙向光標出現后雙擊鼠標。也可選中需要調整寬度的數據列,單擊“格式”、“列”子菜單下的“最合適的列寬”命令。如果你想手工設置數據列的寬度,可以選中需要調整的所有數據列。然后將鼠標放到列標號右邊的縫隙處,待雙向光標出現后拖動。也可以選中需要調整的列,單擊“格式”、“列”子菜單的“列寬”命令,在對話框中輸入合適的數值。小提示數據行高度的調整方法與列類似。如果你對每頁的打印行數有要求,可以按照上面介紹的方法調整行高。然后觀察工作表中首次出現水平虛線處的行號,即可知道每頁打印了多少行。2.頁眉和頁腳設置單擊Excel“視圖”、“頁眉和頁腳”命令打開“頁眉/頁腳”選項卡。如果你想設置“第一頁,共?頁”之類的頁眉,可以直接單擊“頁眉”框右邊的下拉按鈕,從列表中選擇Excel提供的條目。如果想設置更加復雜的頁眉,可以單擊“自定義頁眉”按鈕打開對話框,其中的“左(L)”、“中(C)”、“右(R)”決定頁眉在頁面上的位置。你只要用鼠標在其中單擊,就可以使用手工或按鈕輸入相關內容了。excel表格如此打印學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、表格打印對于剛創建表格來說,不要立刻單擊“打印”按鈕輸出表格。應當先進行設置和預覽,滿意后再打印,就可節約寶貴的時間和紙張。1.打印設置首先單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令,打開“工作表”選項卡。如果每一頁都要打印表格標題、說明和列標題,應當用鼠標單擊“頂端標題行”框。再將光標放入工作表左邊的“行標”處,待光標變成右箭頭時拖動要打印的行,即可使絕對引用的行號出現在“頂端標題行”內。小提示工作表的“行號”和“列標”在默認時為不打印。若想打印則選中圖中的“行號列標”復選 框即可。另外,“頁邊距”選項卡中的“居中方式”較重要,可決定表格在頁面上的“水平”和“垂直”居中方式,可自己的需要選擇。2.指定打印頁數打印表格會遇到最后一頁只有很少幾行數據的情況,手工調整費時費力,可讓Excel進行自動操作:打開待打印表格所在的工作表,單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令,就可看到“頁面”選項卡。假如你通過“打印預覽”看到最后一頁只有兩三行,此時可以選中“調整為”單選項,然后在“頁寬”框內輸入“1”,接著在“頁高”框內輸入(或選擇)你要打印的頁數。這樣就可通過減小行高、字號等方法將最后一頁的內容均勻分配到其他頁,從面使打印出來的表格正好占滿整數頁。3.打印預覽打印設置完成后,單擊圖中或工具欄中的“打印預覽”按鈕,就可以打開“打印預覽”窗口,你可以從狀態欄看到待打印表格的頁數。拖動豎直滾動條上的滑塊或轉動滾輪鼠標上的滾輪,可以快速翻頁查看任意一頁的打印效果。與Word不同的是:Excel預覽窗口的工具按鈕較多。其中“設置”按鈕可以打開“頁面設置”對話框,修改打印方向、頁面大小和頁邊距等等。“頁邊距”按鈕可以在預覽頁上顯示頁邊距和頁眉等的設置線,用鼠標拖動即可快速修改這些參數。單擊“分頁預覽”視圖,便于觀察表格在職Excel窗口中的布局和總頁數等;使用“視圖”菜單下的“普通”命令可以回到“普通”視圖。4.表格打印如果你對預覽結果非常滿意,就可以單擊按鈕直接打印,也可回到Excel主窗口,使用“打印”按鈕或命令進行打印。小提示如果你為單元格設置了顏色或底紋,使用黑白打印機會降低表格的可視性。解決的辦法是打開如圖所視的選項卡,選中其中的“單色打印”即可。二、打印技巧1.一次打印多個工作簿如果要打印多個工作簿中的多個表格,常采用的方法是逐個打開然后打印。其實,我們也可以一次打印多個工作簿,前提是所有工作簿位于同一文件夾,而且每個工作簿只有一個待打印的表格(否則所有的表格都會被打印)。具體做法是:打開“資源管理器”逐個選中要打印的工作簿,然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令。系統就會逐個打開文件并打印其中的表格了。2.一次打印多個工作表如果你需要打印一個工作簿內的全部工作表,可以逐個將其打開后打印,也可以采用下面的技巧一次完成:打開工作簿后按住Ctil鍵,用鼠標逐個單擊要打印的工作表標簽,將要打印的全部工作表選中,然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令,系統就會逐個打印每個工作表中的表格。如果你想預覽打印效果,可以在選中工件簿以后按照常規方法操作。3.打印連續頁碼按照上面介紹的方法一次打印多個工作表時,每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果你需要將多個工作表的表格頁碼連續排列,可以采用下面的技巧:首先查看第一個工作表的總頁數,接著切換到第二個工作表。單擊“文件”菜單下的“頁面設置”命令,打開“頁面設置→頁眉/頁腳”選項卡,再單擊“自定義頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的“左”、“中”、“右”框,再單擊帶有“#”字樣的按鈕,即可將“&[頁碼]”放入框中。如果你要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼,只須在“&[頁碼]”后輸入后者的總頁數(如10),使其變成“&[頁碼]+10”的樣子。如果必要,還加上“第”和“頁”字樣,使其變成“第&[頁碼]+10頁”。最后按上面的操作就可打印頁碼連續的多個工作表。小提示采用上述方法打印連續頁碼時,“頁面設置→頁面”選項卡中的“起始頁碼”選項應為“自動”。表 格 變 圖 表學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、圖表制作方法由于數據是圖表制作的基礎,這里假設你的原始數據已經錄入工作表(如圖),這樣就可以選擇下列圖表制作方法“開練”了。1.直接制作如果你要制作一個電視機銷售數量時間變化的簇狀柱形圖(默認圖表),并將它插入當前工作簿的新工作表。只要選中相關數據區域(圖中的B3:B8),按F11鍵即可。如果想將上述圖表插入當前工作表,只須選中數據區域,單擊工具欄中的“默認圖表”。小提示如果你發Excel工具欄找不到“默認圖表”按鈕,可以打開“自定義”對話框中的“命令”選項卡,將其中的“默認圖表”按鈕 拖到工具欄。2.數據透視圖報表數據透視圖報表是一種為數據提供圖形化分析的交互式報表,可以通過“數據”菜單下的“數據透視表和數據透視圖”命令創建。這種圖表的制作方法后續篇章中介紹。3.圖表向導這是Excel2000/XP提供的一種交互式圖表制作方法,易于為初學者掌握,其功能可以滿足絕大多數用戶的需要,下面將重點介紹這種方法。二、利用向導制作圖表單擊Excel“插入”菜單下的“圖表”命令,或者單擊工具欄中的“圖表向導 ”按鈕,就可以打開下圖所示的“圖表向導”,在它的指引下一步步建立圖表。1.選擇圖表類型“圖表向導”第一步是選擇你需要的圖表類型,圖中的“標準類型”以及“自定義類型”選項卡分別提供了14(不含子圖表)和20種圖表。各種圖表都有自己的最佳適用范圍,例如柱形圖顯示一段時間內的數據變化或比較結果,用來反映數據隨時間的變化很合適。條形圖可以對數據進行比較,用來反映數據間的相對大小比較好。小技巧如果你不知道當前工作表中的數據使用何種圖表,可以通過以下方法找到滿意的圖表類型:選中工作表中的任意一個數據,對標準類型的圖表來說,你可以選中“圖表類型”及其“子圖表類型”。然后按下圖中的“按下可查看示例”按鈕,就可看到數據生成的圖表示例。查看“自定義類型”選項卡中的圖表類型選中,就可在選項卡右側看到結果了。2.選擇源數據單擊上圖中的“下一步”按鈕,即可打開下圖所不對話框。由于示例所選數據是按“列”分類的(即數據字段在列),所以應該把圖中的“列”選中,然后將光標放進“數據區域”框內。根據你的制作需要,全部、部分或間隔選中工作表中的數據區域(如圖中的B3:C8),則“=Sheet1!$B$3:$C$8”這樣的引用就會出現在“數據區域”框內。小提示如果你要引用的數據區域不連續,只要按下Ctrl鍵,就可以用鼠標逐個選中工作表數據區域了。甚至一個圖表可以引用多個工作表中的多處數據。圖中對話框中的“系列”選項卡用來添加新的數據區域和X軸標志等內容。如果你要將新的數據區域(即“系列”)加入圖表,可以單擊圖中的“添加”按鈕,你就可以“系列”框中增加了一個“系列3”。將其選中按上述方法將光標放入“值”框內,就可以根據需要選中工作表中的數據區域了。最后,將光標放入“分類(X)軸標志”框,鼠標選中圖中的“A3:A8”單元格,就可在圖中看到X軸下方的“第一周”等字樣。3.選項設置單擊上圖中的“下一步”按鈕打開左圖的對話框,其中的六個選項卡供你輸入或設置若干圖表選項。例如“標題”選項卡可供你輸入X軸和Y軸的名稱(如“周”、“數量和售價”),“坐標軸”選項卡可以設置Y軸是否顯示“刻度”等。三、圖表深加工1.圖列如果你感覺向導使用的圖例字體和背景等不合適,可以用鼠標右鍵單擊圖表中的圖例,選擇快捷菜單中的“圖例格式”命令。打開“圖例格式”對話框,可以看到“圖案”、“字體”、“位置”三個選項卡。“圖案”選項卡用來設置圖例的邊框和內部填充色等屬性。“字體”選項卡用來設置圖例的字體、字號、字形等。“位置”選項卡提供了“靠下”、“右上角”等五個位置選項,你只需選中一個并“確定”,圖例就會自動放到你需要的地方。當然,你也可以選中圖例,然后用鼠標將它拖到圖表的任何位置。如果你不需要圖例,用右鍵快捷菜單中的“清除”命令可以刪除它。向導制作圖表結束后,可以對圖中的內容進行加工,從而使它變得更加美觀。2.坐標軸與“圖例”相似,圖表的坐標軸文字的屬性也可以修改。你只要用鼠標右鍵單擊坐標軸文字,選擇快捷菜單中的“坐標軸格式”命令,即可打開“坐標軸格式”對話框。其中“圖案”、“字體”兩個選項卡的用途與“圖例”相同。“對齊”選項卡用來設置坐標軸文本的對齊方式,和前面講的“單元格格式”、“對齊”選項卡基本相同。3.圖表區如果你感覺圖表的背景不夠靚麗,只需用鼠標右鍵單擊圖表的背景,選擇快捷菜單中的“圖表區格式”命令打開對話框。其中“圖案”選項卡可以設置圖表的邊框樣式、是否顯示陰影和圓角等,還可以選擇不同顏色或填充效果美化圖表背景。“字體”選項卡可以修改圖表的文字格式,使文字顯示更加協調。“屬性”選項卡用來設置“對象位置”和“鎖定”等等。你可充分發揮自己的想象力,把圖表打扮得漂漂亮亮。4.修改圖表類型如果你感覺向導中選擇的圖表類型不合適,只要用鼠標右鍵單擊圖表中的任意位置,選擇快捷菜單中的“圖表類型”命令,即可再次選擇。5.趨勢線為了準確了解數據的變化趨勢,我們還可以給圖表加上趨勢線,具體操作方法是:用鼠標右鍵單擊圖表中需要添加趨勢線的數據系列,選擇快捷菜單中的“添加趨勢線”命令,就可在圖中的對話框中選擇你需要的趨勢線類型了。小提示其實Excel圖表中的任何一個對象都是可以加工的,只要你用鼠標右鍵單擊這個對象,選擇快鍵菜單中的適當命令,就可以打開對話框執行操作了。例如右鍵單擊圖表中的任意位置,選擇快捷菜單中的“圖表窗口”命令,可以將你制作的圖表放入一個獨立的圖表窗口中(如右圖),看起來是不是很“酷”!數 據 透 視 圖學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、導入數據如果數據庫的容量不大,將它導入Excel轉換為工作表數據,可以更方便地制作圖表。導入數據的具體步驟臺下:單擊“數據→導入外部數據”子菜單下的“導入數據”命令,在對話框中找到數據庫文件,選中以后單擊“打開”按鈕,彈出“導入數據”對話框(如下圖),默認的是當前工作表;當然你也可以導入到新的工作表中,選擇“新建工作表”,“確定”即可。小提示數據庫文件導入工作表以后的存放方式是:數據庫的一個字段存放于工作表的列,每個字段的字段名位于數據區域首行單元格(例如A1、B1、C1等)。二、創建數據透視圖數據透視圖和數據透視表是一對“孿生兄弟”,Excel2000/XP提供了一個制作向導。你可以在它的指導下輕松操作:1.選擇數據源和報表類型單擊“數據”菜單中的“數據透視表和數據透視圖”命令,彈出“數據透視表和數據透視圖向導——3步驟之一”對話框。這里需要確定數據源和報表的類型。其中列出的數據源類型有四種:使用工作表數據建立圖表,應該選擇第一項;若當前工作表中沒有任何數據,就需選擇“外部數據源程序”按提示操作,將數據導入工作表。這種方式能夠檢索海量數據庫中的數據,如果你要使用大中型數據庫庫中的數據建立圖表,這是惟一可行的方法;如果建立圖表引用的數據來自多個區域或工作表,就應當選擇“多重合并計算數據區域”;若你引用的數據透視表或數據透視圖,選擇最后一項就可以了。另外,向導提供的報表創建選項有兩個,前一個僅僅創建數據透視表,后一個同時創建數據透視圖及數據透視表。這里我們選擇第二項進入“下一步”2.選擇數據源區域多數Excel工作表數據存放在連續的單元格區域內,只要在下圖的“選定區域”框內單擊,然后用鼠標選中工作表內的數據區域,相關引用就會出現在“選定區域”框中。如果數據源區域被Excel自動識別,引用就會自動填入“選定區域”框。只要上述任何一種情況出現,都可單擊“下一步”按鈕繼續。3.指定數據透視表位置就像普通Excel圖表與工作表鏈接一樣,數據透視圖也要鏈接到數據透視表,所以必須指定數據透視表的顯示位置。你可以選擇“新建工作表”或“現有工作表”。如果選擇后者,你必須指定數據透視表在當前工作表中的位置(即圖表左上角的單元格引用)。如果你要更新數據透視圖引用數據,必須先修改作為數據源的工作表中的數據。然后在數據透視表中任意位置單擊鼠標或鍵,選擇快捷菜單中的“更新數據”命令。當數據透視表中的數據被更新后,數據透視圖中的對應內容會自動更新。小提示4.創建數據透視圖單擊上圖的“完成”按鈕,Excel自動創建一個新工作表,其中顯示了將要建立的數據透視圖雛形,同時自動顯示“數據透視表字段列表”。由于導入工作表的數據庫有很多字段,必須根據數據分析的具體要求,選擇要放入數據透視圖的字段,這是創建數據透視圖的關鍵步驟。假如要分析學生的高考總分變化情況,可以用“姓名”作為分類字段,“總分”作為數據項。接著選“數據透視表字段列表”中的字段,按下鼠標左鍵拖到數據透視圖雛形中的分類字段和數據項位置,一個數據透視圖就初建完成(右圖)。如果你要觀察不同學生的各科高考分數變化,只要將“姓名”作為分類字段,然后將“數學”、“語文”等作為數據項,按相同方法將它們拖入數據透視圖就可以了。5.修改數據顯示方式如果你制作圖表的目的是顯示數據之間的差異,采用普通簇狀柱形圖可能不夠直觀。此時你可以修改數據顯示方式,使圖表顯示以某一數據為基準的正負柱形圖。具體的方法操作是:用鼠標右鍵單擊圖表中的字段按鈕(如“姓名”),選擇快捷菜單中的“數據透視圖字段格式”命令,打開右上圖所示的對話框。如果看不到下面的“數據顯示方式”、“基本字段”和“基本項”,單擊“選項”按鈕就可以了。假如你要觀察徐小平為基準時的其他學生的總分變化情況,應當選中“基本字段”下的“姓名”和“基本項”下的“徐小平”,再打開“數據顯示方式”下拉列表選擇其中的“差異”(還有“普通”、“指數”等八種)。確定之后,就可以看到右下圖所示的圖表,這樣比較數據就較為直觀了。小提示如果你感覺做好的數據透視圖不夠美觀,可以按照對圖表的方法進行加工。這一點普通圖表和數據透視圖沒有什么區別。由于數據透視圖和數據透視表相互鏈接,如果修改了前者中的“數據顯示方式”,那么數據透視表中的數據顯示方式也會跟著改變,反之亦然。三、數據透視圖與普通圖表的區別通過上面的學習,你會發現數據透視圖和普通圖表很相似。為了便于合理使用這兩種圖表,下面介紹它們的主要區別:1.查看方式普通圖表不能用交互方式操作。假如你要查看學生的數學和語文成績的分布情況,你就要分別制作兩張圖表。如果使用數據透視圖,你只要創建一張圖表,然后通過增減“數據”對話框中的項目,就可以查看數學和語文成績的分布圖表。2.圖表類型普通圖表的默認類型為簇狀柱形圖,它使用分類的方式比較數據。數據透視圖默認的是堆積柱形圖,能看出數據在分類在所占的比例。另外,數據透視圖不能制作XY散點圖、股價圖或氣泡圖,而普通圖表沒有這樣的限制。3.圖表位置普通圖表默認為嵌入當前工作表,而數據透視圖默認為圖表工作表(僅包含圖表的工作表)。只有用鼠標右鍵在數據透視圖中單擊,選擇快鍵菜單中的“位置”命令打開對話框,才能選擇圖表將要嵌入的工作表。4.數據來源普通圖表只能使用Excel工作表中的數據,如果數據量非常大,打開或檢索都將受到限制。而數據透視圖可以使用外部數據源中的數據,這種方式每次只檢索數據集合中的一頁,通過使用頁字段的方式節約大量內存。從理論上講,打開或檢索的數據容量沒有限制。上面介紹的內容是在Windows XP+Excel XP下驗證的,除了Excel 2000的“數據透視表字段列表”外觀與Excel XP不同之外,上述內容對Excel 2000同樣適用。說明數 據 庫 應 用學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、數據清單數據庫是Excel的三大功能之一,利用它執行小規模數據管理任務,具有無需編程、易于上手等優勢。下面以Excel XP為例,介紹數據庫應用的基本操作方法。1.什么是數據清單Excel的數據庫功能是通過“數據清單”實現的。它是將工作表首行的單元格作為列標記(相當于數據庫中的字段,可以作為關鍵字參與各種操作),列標記以下各行依次輸入數據(相當于數據庫的一條條記錄)構成的表。其基本結構如下圖所示,它與FoxPro 或Access表的結構基本相同。列標記2.構建注意事項除了工作表首行必須存放列標題以外,數據清單似乎與普通表格沒有多大區別。其實不然,建立和使用數據清單有一些特殊的要求:(1).每個數據清單應當占用一張工作表,不要在一張表上建立多個數據清單。因為Excel的某些數據庫管理功能(如篩選),只能對一個數據清單生效。(2).要盡可能保持數據清單中的數據獨立,如果數據清單所在工作表還有其他數據,這些數據與數據清單之間應插入至少一個空行和列,便于Excel在執行排序、篩選或自動匯總時檢測數據。(3).不要在數據清單中放置空行和空列,這將妨礙Excel對數據清單的檢測和操作。另外,不要在數據清單中的數據前后輸入空格,這些多余的空格可能導致Excel操作數據錯誤。如果必要,你可以用單元格文本縮進代替輸入空格。二、數據庫的基本操作既然Excel數據清單具有數據庫功能,所以常風的數據庫操作均可在其中實現。下面介紹幾種基本的數據庫振作方法:1.數據常規排序Excel數據清單中的列標記可以作為關鍵字參與排序,具體操作方法有兩種:(1).如果根據“考號”、“總分”等關鍵字(字段)對數據清單排序,只須這些字段選中,然后單擊工具欄中的“升序排序 ”、“降序排序 ”按鈕,整個數據清單就會根據該關鍵字重新排列。數值、時間和日期排序可以直接使用工具欄按鈕。文本排序最好使用第(2)種所述的“排序”命令,如果你不了解排序選項的設定情況,工具欄按鈕的排序結果可能和預想的不一致。小提示(2).若數據清單要按姓名的筆劃排序,操作方法為:選中“姓名”所在單元格,單擊Excel“數據”菜單下的“排序”命令打開對話框,再單擊其中的“選項”按鈕打開“排序選項”對話框。選中“方法”下的“筆畫排序”,根據數據排列方向選擇“按列排序”,“確定”后回到“排序”對話框。若所選數據清單帶有列標記,還需要選中“有標題行”,然后打開“主要關鍵字”下拉列表,選擇其中的“姓名”,最后選中排序方式(“升序”或“降序”)并“確定”,這時所選數據清單中的所有數據會據此重新排列。2.數據自定義排序如果將上圖中的數據按照“高級工程師”、“副高級工程師”、“副教授”、“工程師”的順序排列,前面介紹的兩種方法無能為力,只能用定義排序規則的方法解決。首先建立一個自定義序列:單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令,打開“選項”對話框的“自定義序列”選項卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”,光標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動,輸入“高級工程師”、“副高級工程師”等自定義序列,輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔,或者每輸入一個序列回車。如果序列已經存在于工作表,可以選中序列所在的單元格區域單擊“導入”,這些序列就會被自動進入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法,單擊“添加”即可將序列放入“自定義序列”框備用。自定義序列排序的方法與筆劃排序很相似,只要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表,選中前面定義好的序列,其他選項保持不變。回到“排序”對話框后根據需要選擇“升序”或“降序”,“確定”后即可完成數據清單的排序。小提示如果數據要按自定義序列的順序排列,應選中“排序”對話框中的“升序”,否則應該選擇“降序”。3.數據檢索數據檢索是數據庫的常見操作,Excel檢索和查看數據的方法是:單擊“數據”菜單下的“記錄單”命令打開對話框(如圖),再單擊其中的“條件”按鈕。對話框中的字段就會變成空白等待輸入,而且“條件”按鈕變為“表單”。可以在對話框的相應字段中輸入條件,例如在“性別”字段框內輸入“男”回車,則性別為“男”的數據就會顯示在對話框中。當然,輸入的檢索條件可以使用>、<、>=、<=、<>邏輯符號。例如單擊“條件”按鈕后在“序號”框內輸入“>3”,表示檢索“序號”大于3的記錄, 回車后“新建”按鈕上方就會顯 示“4/5”字樣,說明圖中的5條 記錄中第4條符合條件。單擊 “上一條”或“下一條”按鈕,可 以查看檢索出來的另一條記錄。4.數據自動篩選上面介紹的方法可以檢索滿足某一條件的記錄,如果檢索條件比較復雜(例如參加工作時間是1988年和1993年之間的記錄),此時可以使用Excel提供的自定義篩選功能,具體操作方法是:選中“數據”、“篩選”子菜單下的“自動篩選”命令,數據清單每個列標記(字段)的右側會顯示一個下拉的記錄,應當單擊“參加工作時間”旁的下拉菜單中的“自定義”命令打開對話框(如上圖)。單擊圖中“參加工作時間”下面第一行右側的下拉按鈕,選擇其中的“大于或等于”,然后在其右邊輸入“1988-1-1”(如果你對日期上下限沒有嚴格要求,可以直接打開下拉表選擇);按相同方法在第二行左邊選擇“小于或等于”,并在右邊輸入“1993-12-30”,選中兩行中間的“與”后“確定”,工作表就會顯示所有符合篩選條件的記錄,這些記錄可以直接打印也可以復制到其他工作表。如果要清除篩選結果,將“數據”、“篩選”子菜單下的“自動篩選”選中標記去掉即可。5.數據分類匯總小計、合計是廣泛應用的數據統計方式,Excel數據清單是此類操作的高手。如果你要統計具有各類職稱的人數,只要將光標放入數據清單中的任一單元格,單擊“數據”菜單下的“分類匯總”命令打開對話框。先在“分類字段”列表中選擇“職稱”,在“匯總方式”中選擇“計數”,在“選定匯總項”中選中“職稱”,“確定”后即可看到匯總結果,其顯示方式由如圖所示下面的復選項決定。如果你想清除工作表中的分類匯總結果,只要打開“分類匯總”對話框,單擊其中的“全部刪除”按鈕就可以了。6.數據查找數據篩選的對象是數據清單中的記錄,而數據查找的對象則是單元格中的數據或公式等。(1)普通查找單擊“編輯”菜單中的“查找”命令,打開“查找”對話框。在“查找內容”后輸入要查找的內容,單擊“查找下一個”按鈕,光標就會停留在首先發現數據的單元格中。(1)特殊查找可以找出包含相同內容(如文本)或格式的所有單元格,或者存在內容差異的單元格,其操作步驟如下:如果要找出工作表中含有文本的所有單元格,請選中含有文本的任意一個單元格,然后單擊“編輯”菜單中的“定位”命令。再單擊對話框中的“定位條件”按鈕,選中“定位條件”對話框(如圖)的“常量”,再選中復選項中的“文本”。單擊“確定”按鈕后,所有符合條件的所有單元格就會選中。如果你要找出數據行或列中與活動單元格不匹配的部分,可以打開“定位條件”對話框。如果需要找出特定行中與活動單元格不同的單元格,可以選擇“行內容差異單元格”;若要找出列中與活動單元格不同的單元格,則應選中“列內容差異單元格”單擊“確定”按鈕即可完成查找。數學與三角函數應用學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、求和類函數迄今為止,我們已經介紹了Excel表格編輯、圖表制作和數據庫等內容。但是,Excel的威力集中表現在函數方面,它賦予了Excel處理紛繁復雜問題的能力。下面以實例的形式介紹Excel函數的應用,首先介紹數學與三角函數中使用最多的三個。Excel中的求和類函數的數量較多,其中包括SUM、SUMIF等八九個。下面以下圖所示的工資表為例,介紹SUM和SUMIF函數的使用方法。1.SUM函數圖中所示工資表需要對2、3等行內的若干單元格求和。由于“公積金”和“失業保險”等屬于扣款項目,所以在求和運算中包含著減法運算,此時可以采用以下技巧使用SUM函數。首先選中“工資總額”下的I2單元格,然后在Excel編輯欄中輸入公式“=SUM()”,再將光標移入括號中間(鼠標單擊括號內部亦可)。按下Ctrl用空心十字光標拖過“C2:E2”區域(這部分需要求和的單元格),然后用手式輸入逗號(“,”)。為了從工資總額中減去F2和G2單元格中的數值,接著必須輸入“-F2,-G2”。由于G2單元格后面還有收入,因此可以依照前面的做法輸入單元格或區域引用,用SUM函數同時完成求和與減法運算的公式“=SUM(C2:E2,-F2,-G2,H2)”就完成了。回車就可以計算出“王小偉”的工資總額,按前面介紹的方法將I2單元格的公式復制到I3、I4等單元格,就可以計算出其他職工的工資總額。SUM函數中的參數(即被引用的單元格或單元格區域)個數不能超過30個,就是說SUM函數括號中的參數分隔符(“,”)最多只能達到29個。小提示2.SUMIF函數假如在上圖所示工資表,需要統計“崗位工資”高于650元的所有職工的工資總額,可以按照下面的步驟構造SUMIF函數公式。首先選中一個存放計算結果的單元格,按上面介紹的方法在Excel編輯欄輸入公式“=SUMIF()”并將光標放入括號中間。單擊編輯欄旁邊的“插入函數 ”按鈕,即可打開如圖所示“函數參數”對話框。其中“Range”框輸入作為條件判斷的單元格區域,統計“崗位工資”高于650元的工資總額時,應該輸入“崗位工資”列中的數據區域(例如圖中的C2:C3)。你只要用鼠標單擊“Range”框,然后用空心十字光標拖過C2:C3區域,區域引用“C2:C3”即可進入框中。“Criteria”框用來輸入邏輯判斷條件,確定允許哪些單元格參與求和運算,其形式可以是數字、表達式或文本(后兩者必須放入雙引號中)。根據前面提出的要求,在 “Criteria”框中輸入“>=650”即 可,“SUM_range”框輸入根據邏 輯判斷結果求和的區域,鼠標 拖動或手工將“I2:I3”輸入即 可.完成后單擊“確定”按鈕,就 可以看到結果。二、取整類函數Excel的取整類函數有好幾個,例如 ROUND、ROUNDDOWN和ROUNDUP等,下面介 紹ROUND函數在財務計算中的應用。假如圖中的A1、B1單元格分別存放356.68和128.12。先根據C1單元格的公式“=(A1+B1)*0.1”計算出結果48(單元格格式中的小數位數定義為零),然后利用D1單元格中的公式“=C1*1.36”計算出65.93(單元格格式中的小數位數定義為兩位)。如果你進行復核,就會發現此結果不符合財務計算的規則。解決上述問題途徑之一是使用ROUND函數。你只須在D2單元格內輸入公式“=ROUND((ROUND((A2+B2)*0.2,0))*1.36,2)”,就可以按要求計算出正確結果65.28。這個公式分為兩部分:“(ROUND((A2+B2)*0.2,0)”對“(A2+B2)*0.1”的計算結果進行四舍五入,函數的參數0設定四舍五入到最接近的整數。而“ROUND((ROUND((A2+B2)*0.2,0))*1.36,2)”則是對前面的結果進行四舍五入,參數2設定四舍五入到保留兩位小數。Excel單元格格式只設定數值顯示時的小數位數,并不改變單元格中實際存儲的數值。在財務計算等有特殊要求的場合,應使用ROUND函數進行精度控制。小提示函數應用集合學透 excel 2000 / XP主講人: 魯兆堃一、邏輯函數時間過得真快,“Excel 2000/XP”的學習已接近尾聲。為此,下面介紹幾個工作和生活中常用的函數,以加深大家對Excel函數功能的認識,進而在實踐中用好、用活函數。1.利用IF函數計算名次成績統計等場合往往需要計算數據的名次。Excel統計函數中有一個RANK函數,但是它的計算結果和多數人的習慣不同(上圖)。因為它輸出的名次每出現一個重名,后續名次的值就會跳過一個。如果你不需要這種結果,可以采用下面的方法計算名次。首先使用Excel的排序功能使圖中的數據由大到小排列(中圖)。接著在C2單元格中輸入1,作為名次計算的的基準。然后在C3單元格內輸入公式“=IF(B3=B2,C2,C2+1)”,回車即可計算出B3單元格數值的名次并放入C3。選中C3單元格,將公式復制到C4、C5等單元格,即可計算出其他數據所對應的名次(下圖)。公式中的“B3=B2”是一個邏輯判斷表達式,如果它表示的邏輯關系成立(即“TRUE”),則C3單元格的數值就等于C2;如果不成立(即“FALSE”),則C3單元格的數值就等于C2+1。由于B列數據經過排序,上下相鄰單元格的數據只有相等或不等兩種可能,一個IF函數就可以完成名次計算,并能處理名次重復的問題。2.IF和OR函數獲取身份證信息Excel進行人事管理時,經常需要輸入性別、身份證號碼等信息。由于身份證號包含了性別等信息,利用邏輯函數和字符串函數配合,即可從身份證號碼中獲取有關信息。假設身份證號碼存放在工作表的E列,則計算性別的Excel公式為“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)=“1”, RIGHTB(E2,1)=“3”, RIGHTB(E2,1)=“5”,RIGHTB(E2,1)=“7”,RIGHTB(E2,1)=“9”),“男”,“女”)。公式中的RIGHTB函數從存放身份證號碼的單元格獲取右邊第一個字符,然后判斷其是否為奇數字符串。如果公式中的五個RIGHTB函數有一個成立,則OR函數返回邏輯值“TRUE”(真)。IF函數將參數“男”填入公式所在單元格。若五個RIGHTB函數中都不成立,則OR返回邏輯值“FALSE”(假)。IF函數將參數“女”填入公式所有單元格。二、統計函數1.FREQUENCY函數統計數據分布在成績分析和工資統計等場合,需要知道數據區域分布情況。下面以圖中成績表為例,說明如何計算100—90、90—80、80—70、70—60以及小于60分等區域內的數據個數。首先在圖中的(C2:C6)區域輸入100、90、80、70、60,表示統計各區域內的數據個數。在實際應用中,數據的個數和值域可以根據需要劃分。接著在C2:C6區域右側預留相同大小的單元格區域(D2:D6),作為存放數據統計結果的位置。上述工作完成后,選中存放統計結果的區域(D2:D6),在編輯欄內輸入公式“=FREQUENCY(B2:B7,C2:C6)”,最后讓光標停留在公式的末尾。按下Shift+Ctrl組合鍵敲回車,編輯欄內顯示“{=FREQUENCY(B2:B7,C2:C6)}”, (D2:D6)區域就會顯示保數據區域的數據統計結果。如果數組引用(B2:B7)區域中的數據分布超出了數據間隔(C2:C6)的范圍,則你選中的存放數據統計結果的單元格個數應當比數據間隔的個數多1個,用來存放超出最高間隔的數據個數。2.TRIMMEAN函數統計打分結果學校等單位對員式進行評價,往往采取由學生(或服務對象)打分,然后根據平均分高低進行評價的方法。為了防止個別打分者的極端行為,計算時需要去掉幾個最高分和最低分。假設工作表首行存放員工姓名,(A2:A41)區域存放打分結果,要獲得去掉2個最高分和2個最低分的平均分,則輸入A42單元格的計算公式是“=TRIMMEAN(A2:A40,0.1)”其中的A2:A41是需要去除若干最大和最小值,然后求其平均值的數據區域。0.1表示要從所有數據中去掉10%(共4個數據),這里是2個最高分和2個最低分。形如“{=FREQUENCY(B2:B6,C2:C6)}”的公式稱為數組公式,它可以對一組或多組數值進行多重計算,并返回一個或多個結果。數組公式中的大括號“{}”不能用手工輸入,只能采用上面介紹的方法按“Ctrl+Shift+Enter”輸入。小提示三、財務函數1.PV函數計算零存整取金額“零存整取”是工薪階層常用的儲蓄方式,但很多人并不會計算存期結束時的本金總額,利用Excel提供的PV函數就可以輕松計算。假如你從現在開始每月初存入500元,如果年利2.15%(按月計息,即月息2.15%/12)。那么5年后你的存款總額是多少,可以使用公式“=PV(2.15%/12,60,-500,0,1)”計算,其結果為31698.67。公式中的“2.15%/12”為月息;60為總的付款時間,在按月儲蓄的情況下為儲蓄月份的總和;“-500”為每月支出的儲蓄金額(“-”表示支出);0表示儲蓄開始時賬戶上的金額,如果賬戶上沒有一分錢,則為0 ,否則應該輸入基礎金額;1表示存款時間是月初還是月末,1為月初,0為月末。2.PMT函數計算貸款償還金額如今貸款購買住房或汽車的人越來越多,計算某一貸款的月償還金額是貸款的重要依據,Excel提供的PMT函數是完成這一任務的好工具。它的語法為“PMT(rate,nper,pv,fv,type)”,其中rate是貸款利率;nper為貸款償還期限;pv是貸款本金;fv為最后一次付款后剩余的貸款金額,如果省略fv,則認為它的值為零;type為1或0,用來指定付款時間是在月初還是在月末。如果省略type,則假設其值為0。假如你為購房貸款15萬元,如果年利率為5.6%,每月末還款,則十年還清的月還款額為“=PMT(5.6%/12,120,-150000)”計算,其結果為1635.34,就是你每月應當還款1635.34元。四、時間和日期函數1.YEAR函數計算“虛”工齡工齡計算是人事和工資管理中經常遇到的問題,YEAR函數可以解決這個問題。假設A2單元格存放員工參加工作的日期,B2單元格存放工齡計算的截至日期,則工齡計算公式為“=YEAR(B2)-YEAR(A2)”。如果B2中的日期為“2002年3月31日”,A2中的日期為“1986年5月19日”,那么計算出來的工齡為16(注意:存放計算結果的單元格必須設置為“常規”格式,否則可能顯示“########”)。顯然,上式計算出來的是“虛”工齡,即每過一個元旦,工齡就增加一年。如果按照實際工作一年,工齡才增加一年的方法計算(即所謂“實”工齡),上式顯然不符合要求,此時可以使用下面介紹的第2種方法。2.利用“序列號”計算“實”工齡Excel將單元格中的日期以序列號的形式存儲。1900年1月1日的序列號默認是1,而2002年3月31日的序列號是37346,這是因為該日距1900年1月1日有37346天。以YEAR函數“虛”工齡計算中的日期為例,利用“序列號”計算“實”工齡的公式為“=TRUNC((B1-A1)/356)”。式中的“B1-A1”計算“2002年3月31日”與“1986年5月19日”之間相差的序列號(即天數),“(B1=A1)/356”計算出兩個日期之間相差的年數(小數)。最后使用TRUNC去掉結果的小數部分,得到兩個日期之間相差的整數年(即“實”工齡)。 展開更多...... 收起↑ 資源預覽 縮略圖、資源來源于二一教育資源庫